Diese Form muss ein Arbeitszeugnis wahren: Nach seiner äußeren Form muss das Arbeitszeugnis die im Geschäftsleben üblichen Mindestanforderungen erfüllen und darf das Fortkommen des Arbeitnehmers nicht erschweren. Durch die äußere Form darf nicht der Eindruck erweckt werden, der ausstellende Arbeitgeber distanziere sich vom buchstäblichen Wortlaut seiner Erklärung (BAG, Urteil v. 03.03.1993, 5 AZR 182/92).
Schriftform
Das Arbeitszeugnis muss immer schriftlich erteilt werden. Es muss Ihnen im Original vorliegen. Das Arbeitszeugnis darf nicht in elektronischer Form (etwa nur als pdf-Datei, E-Mail oder Fax) erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO).
Das Zeugnis muss sauber und ordentlich geschrieben sein. Es darf keine Rechtschreib- und Grammatikfehler enthalten. Auf Schreibfehler sollten Sie besonders achten. Denn manchmal werden sie vom Arbeitgeber absichtlich eingebaut, um damit eine gewisse Geringschätzung des Arbeitnehmers auszudrücken. Ebensowenig dürfen bestimme Worte oder Zeugnisformulierungen unterstrichen oder in Ausführungszeichen gesetzt werden. Nicht zulässig sind auch Ausrufung- oder Fragezeichen.
Üblich ist heute, dass das Arbeitszeugnis mit dem Computer erstellt wird. Sie können verlangen, dass es in einheitlicher Schrifttype geschrieben wird. Denn die Benutzung von verschiedenen Schrifttypen wirkt auf einen Dritten befremdlich und erweckt zusätzlich den Eindruck, es handele sich um ein vom Arbeitnehmer vorformuliertes Zeugnis, dem der Arbeitgeber nur äußerlich als Aussteller beitritt (BAG, Urteil v.v. 03.03.1993, 5 AZR 182/92).
Verwendet Ihr Arbeitgeber im Geschäftsverkehr üblicherweise Geschäftspapier (Firmenbögen), können Sie verlangen, dass das Arbeitszeugnis auf diesem ausgestellt wird. Aus dem Briefkopf muss zudem der Name / Firma und die Anschrift des Arbeitgebers hervorgehen. Einige Arbeitgeber haben spezielle Represantionsbögen, bei denen aber häufig die Anschrift fehlt. Diese ist dann im Briefkopf oder bei der Unterschrift hinzufügen oder das Zeugnis ist auf dem normalen Geschäftsbogen auszustellen.
Wenn das Geschäftspapier ein Adressfeld enthält, muss dieses frei bleiben. Das Zeugnis ist kein Brief. Es ist daher auch in der 3. Person zu schreiben. Eine Anrede und Grußformel sind wegzulassen (LAG Hamm, Urteil v. 27.02.1997, 4 Sa 1691/96; LAG Düsseldorf, Urteil v. 23.05.1995, BB 1995, 2064). Ferner muss Ihr Arbeitgeber die richtige Zeit einhalten. Ein Zwischenzeugnis ist im Präsens und ein Endzeugnis im Perfekt oder Imperfekt zu schreiben.
Unterschrift
Das Arbeitszeugnis muss von Ihrem Arbeitgeber eigenhändig unterschrieben sein. Es muss keine lesbare Unterschrift sein, eine Paraphe (Namenkürzel) reicht aber nicht aus.
Der Unterschrift kommt eine erhebliche Bedeutung zu. Mit seiner Unterschrift übernimmt der Unterzeichnende als Aussteller die Verantwortung für dessen inhaltliche Richtigkeit. Der potentiellen Arbeitgeber, dem das Zeugnis als Bewerbungsunterlage vorgelegt wird, soll und sich darauf verlassen können, das die Aussagen über Ihre Leistung und Verhalten richtig sind.
Das Arbeitszeugnis muss nicht zwingend vom Inhaber oder Geschäftsführer persönlich unterzeichnet sein. Es genügt die Unterschrift durch einen Mitarbeiter. In einem solchen Fall sind jedoch das Vertretungsverhältnis und die Funktion des Unterzeichners anzugeben weil die Person und der Rang des Unterzeichnenden Aufschluss über die Wertschätzung des Arbeitnehmers und der im Zeugnis getroffenen Aussagen gibt (BAG, Urteil v. 04.10.2005, 9 AZR 507/04; Urteil v. 26.06.2011, 9 AZR 392/00). Seinen Zweck als Bewerbungsunterlage erfüllt das Zeugnis nur, wenn es von einem ranghöheren Mitarbeiter unterschrieben ist. Das setzt regelmäßig voraus, dass er Ihnen gegenüber weisungsbefugt war. Dieses Merkmal muss der Zeugnisleser ohne weitere Nachforschungen aus dem Zeugnis ablesen können.
Dem Personalleiter kann unter Umständen die alleinige Zeichnungsbefugnis übertragen werden. Die aus dem Zeugnis mangelnde eigene fachliche Beurteilungsmöglichkeit des Personalleiters wird durch seine Ranghöhe und Kompetenz kompensiert. Dies trifft jedoch auf andere Mitarbeiter der Personalabteilung nicht zu.
Datum
Notwendig ist stets die Angabe des Ausstellungsdatums im Arbeitszeugnis. Dies ist das Datum des letzten Tages des rechtlichen Bestandes des Arbeitsverhältnisses. Machen Sie Ihren Zeugnisanspruch erst später geltend, ist Ihr Arbeitgeber nicht verpflichtet, das Zeugnis rückzudatieren.
Demgegenüber muss ein nachträglich berichtigtes Arbeitszeugnis das Datum des ursprünglich ausgestellten Zeugnisses tragen, wenn die verspätete Ausstellung nicht von Ihnen zu vertreten ist. Dies gilt selbst nach einem längeren Rechtsstreit, wenn Sie das Arbeitszeugnis einklagen. Denn ein späteres Ausstellungsdatum erweckt den Eindruck, dieses sei erst nach Auseinandersetzungen mit dem Arbeitgeber erteilt worden. Dies wertet das Zeugnis ab und ist geeignet, Misstrauen gegen seinen Inhalt zu erwecken (BAG, Urteil v. 9.9.1992, 5 AZR 509/91; LAG Hamburg, Urteil v. 6.12.2007, 8 Sa 51/07).
Ein krummes Datum, also abweichend von dem 15. oder Ende eines Monats, kann auf eine fristlose Kündigung oder einen gerichtlichen Vergleich hindeuten. Ausnahmen hiervon bildet die ordentliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses in der Probezeit. Dieses kann mit einer Frist von zwei Wochen zu einem beliebigen Termin innerhalb der Probezeit gekündigt werden.
Enthält das Arbeitszeugnis ein Ausstellungsdatum, das deutlich nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses liegt, kann dies den Eindruck hervorrufen, dass das Zeugnis erst nach längeren Auseinandersetzungen mit den früheren Arbeitgeber ausgestellt worden ist. Ein solcher Eindruck entwertet das Zeugnis und ist geeignet, Misstrauen gegen den Inhalt des Zeugnisses zu erwecken.
